Assistant administratif et approvisionnements H/F au CERN

Descriptif de l'entité et de l'activité

Partenaire essentiel des entités Air Liquide pour l’accompagnement client, Air Liquide Cryogenic Services (ALCS) est spécialisé dans le support client en France et à l'international, pour la cryogénie, l'ingénierie des gaz, le vide, et l'ultravide.

Depuis 1999, ses équipes ont pour mission d'assurer la disponibilité opérationnelle des installations techniques des clients au travers de prestations de maintenance et de services associés.

Fort de sa réactivité, ALCS innove dans sa gamme de services pour répondre aux exigences d'un marché technologique attractif et en pleine mutation. Son objectif : proposer au client une offre globale d'équipements et services pour répondre aux différents segments du marché.

Quelle sera votre contribution et comment vous épanouir dans ce poste ?

Vous travaillez en interaction avec un ensemble d'interlocuteurs (CERN, techniciens maintenance, exploitation, opération, achats,....) et dans un environnement multiculturel.

Vos missions principales sont les suivantes:

Assurer des missions d'Accueil, d'interface avec le client CERN pour l’enregistrement et la gestion des accès de l’ensemble du consortium.

Vous vous occupez de la gestion administrative du personnel :

• traitement des heures réalisées par les équipes
• encodage des profils du personnel dans les outils des entités
• organisation des visites médicales du personnel ALCS du contrat.

Vous êtes également en charge de la gestion des courriers internes et externe, de tenir les EPI (stocks minimum, distribution auprès des collaborateurs en fonction des demandes.), et la flotte de véhicules du consortium.

Vous faites l'interface avec les entités ALCS et les services support d'Air Liquide pour les suivis RH, comptabilité, formation et approvisionnements afin d’être en cohérence avec la politique Air Liquide.

La 2nde mission principale porte sur les approvisionnements via le module d’achats du CERN et des outils du consortium (ALAT/Serco):

• Revue des informations techniques et commerciales à l’aide des outils du consortium et de la GMAO, si besoin avec les interfaces techniques du contrat (Team leaders, Méthodes, Magasiniers) et/ou les managers
• Lancement des demandes de devis pour les composants et matériels nécessaires à la maintenance ou au fonctionnement du consortium (consommables notamment)
• Suivi de la réception des devis et relance des fournisseurs consultés si nécessaire
• Vérification de la cohérence devis avec la demande initiale (référence, Qté, conditionnement, incoterms,…).
• Revue des conditions de fourniture (transport, délai de paiement, conditions d’import/export) et ajustement avec les fournisseurs pour être en conformité avec la politique défini par Air Liquide et par le consortium.
• Suivi de la validation technique des devis auprès des chefs d’équipes et du responsable de maintenance.
• Passage des commandes d’achat selon les conditions commerciales consortium.
• Suivi des commandes en s’assurant de recevoir les accusés de réception
• Revue de la conformité des conditions de fournitures de l’accusé de réception avec la commande
• Pilotage de la relance fournisseurs en amont de la date de livraison pour assurer le respect des délais.
• Suivi des validations de réceptions du magasin afin de valider le déclenchement du paiement des factures.
• Gérer les non conformités avec les différents interlocuteurs en étant l’interface avec le fournisseur.

En relation avec le service comptabilité, vous vous assurez que le paiement des factures est en conformité avec les conditions négociées au moment de la commande et vous validez avec le magasin que les informations techniques modifiées (nouvelle référence fournisseur, changement de fournisseur, documentation technique) sont mises à jour dans la base INFOR du client.

Etes-vous LA personne faite pour ce poste ?

Issu(e) d'une formation initiale BTS Gestion PME/PMI ; assistanat de direction ou équivalent vous avez pu développer une solide expérience autour des approvisionnements. (5 ans minimum)

Le Permis VL est obligatoire.

Vous avez déjà utilisé le logiciel Infor EAM ou équivalent type SAP
Vous maitrisez les outils de bureautique et avez une niveau d'Anglais B2 au minimum.

Le poste nécessite de la rigueur et de l'organisation pour prioriser et gérer plusieurs tâches en parallèle. Votre adaptabilité et votre expérience vous permet d'être autonome rapidement pour accompagner la structuration des processus et modes d'organisation.
Vous avez une bonne capacité à développer des relations de confiance avec les clients et avez le sens du service.

Nos différences font notre performance

Chez Air Liquide, nous nous engageons àcréer un environnement de travail collaboratif et inclusif qui reflètela diversité de noscollaborateurs, de nos clients, des patientsetde nos parties prenantesainsi quedes cultures à travers le monde.

Nous accueillons et considérons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quel que soit leur parcours. Noussommes convaincusqu'une organisation diversifiéepermetà nos collaborateurs de révélerleur talent,à la fois individuellement et collectivement,et qu'elle contribue àrenforcernotrecapacitéd'innovationenfaisant vivrenos fondamentaux, en agissant pourle succès/la réussite du Groupeeten créant un environnement engageant,dans un monde en mutation.