Gestionnaire administratif (H/F)

Les missions du poste

La structure de recherche clinique APHP Centre Université Paris Cité est une structure mutualisée dédiée à la recherche clinique et à l'innovation dans les soins :
o Unité de Recherche Clinique pour l'aide à la promotion, l'aide méthodologique et l'accès aux big data
o Centre d'Investigation Clinique pour l'aide à l'investigation et l'aide méthodologique
o Pharmacologie biologique pour la pharmacocinétique et le dosage des médicaments
o Pharmacovigilance pour la prise en charge des effets indésirables

Missions

Missions Ressources Humaines

Contact des candidats retenus pour la constitution des dossiers
Vérification des documents essentiels au dossier avant transmission à la DRH
Suivi des demandes d'autorisation de travail
Elaboration de la DAPCB et transmission à la Cellule RH de la DRCI ou du GH
Saisie sur la base interne et sur easydore des demandes de contrats
Demande de création de planning pour les nouveaux arrivants
Suivi des contrats : dossiers de recrutement, renouvellements, montées d'échelon, changement de métier, etc. ;
Point mensuel avec la DRH et la cellule recherche sur l'avancement des contrats
Mise à jour des tableurs notifiant les congés maternité et parentaux des agents
Aide au calcul des PVR

Missions finances

Mise à jour des crédits projets sur la base interne de l'URC
Contrôle des finances trimestrielles des soldes communiqués par la DRCI
Suivi mensuel du solde disponible des RAF GH et vérification de la validité des fonds via SAP
Transmission des conventions et avenants à la cellule recherche
Suivi des appels de fonds et titre de recettes à émettre suivant l'échéancier de la convention
Relance éventuelle des partenaires financiers pour versement en lien avec la cellule recherche et la DRCI
Mission de support à l'aide à la facturation des études industrielles et académiques.

Missions économat

Elaboration et suivi des demandes d'achat de fournitures des projets de recherche et de fonctionnement courant en lien avec le service compétent de la cellule recherche du Groupement hospitalier
Recherche des références articles sur le catalogue interne de l'AP-HP
Demande de devis aux fournisseurs
Elaboration de la demande d'achat
Réception des livraisons
Mise à jour des tableaux de suivi des commandes et archivage des documents
Réservation des déplacements du personnel (VAIRON) et suivi des remboursements des frais Engagés

Savoir faire

- Communiquer et rendre compte
- Gérer les priorités en tenant compte des échéances
- Maîtriser les logiciels bureautiques Word, Excel et Outlook
- Maîtriser les règles de contrôle budgétaire et comptable

Savoir être

- Grande rigueur, sens des responsabilités, éthique et déontologie
- Qualité relationnelle et goût pour le travail en équipe
- Autonomie
- Appétence pour le domaine de la recherche clinique et administratif

Connaissances

- Vocabulaire médical
- Outil institutionnel de gestion (SAP, Easydore)

Diplôme
Baccalauréat minimum

Avantages
Remboursement partiel des titres de transports en commun en IDF.
Mise à disposition d'un ordinateur portable
Accès à la cantine du personnel
Possibilité de place en crèche